КАК ПРАВИЛЬНО ВЫРАЖАТЬ МЫСЛИ? КАК СТРУКТУРИРОВАТЬ ИНФОРМАЦИЮ?
Умение просто и понятно выражать даже сложные мысли - один из самых ценных навыков управленца, лидера. Чем проще мозгу воспринять информацию, тем легче ему ее понять и тем больше доверия она вызывает.
При восприятии информации мозг в состоянии удерживать только 7±2 идеи одновременно. Большее количество идей он либо не воспринимает вообще, либо пытается объединить в группы, чтобы групп оказалось 7±2. Если идеи в группы объединить проблематично, мозгу сложно их воспринять.
Чтобы помочь собеседнику этого избежать, мы должны заранее структурировать информацию. Поэтому выражать мысли нужно структурировано, логично, кратко и лаконично.
Выражать мысли нужно структурировано.
Собеседник в любом случае будет структурировать информацию при восприятии. Чтобы ему было проще это делать, мы можем заранее структурировать ее в виде пирамиды. На вершине пирамиды – главная мысль. О чем мы будем говорить? Какую проблему собеседника мы решаем? К какому действию мы хотим собеседника побудить? В основании пирамиды – аргументация главной мысли.
Есть два способа спланировать, что мы хотим сказать собеседнику. Первый – сверху вниз. Начинаем с главной мысли - верхнего блока пирамиды. Под нее выстраиваем аргументацию.
Второй способ построения – снизу вверх. Выписываем все идеи, которые мы хотели бы высказать. Продумываем как они связаны друг с другом. Формулируем главную мысль как вывод из идей и связей.
Если так структурировать информацию, собеседнику будет проще нас воспринять.
Выражать мысли нужно логично.
Вспомните, если мы теряем логическую связь в чужих рассуждениях, у нас появляется недоверие, страх, что нас обманывают.
Давайте и мы не будем пугать собеседника, когда сами излагаем свои мысли. А для этого надо выражать мысли логически связанно.
Можно использовать следующие логические связи:
- Следствие - из А следует С, потому что из А следует В и из В следует С.
- Сравнение - А больше С, потому что А больше В и В больше С.
- Структура - D состоит из А, В и С.
- Хронология - сначала А, потом В, потом С.
Выдавая собеседнику не всю логическую цепочку, мы вынуждаем его либо напрягаться, чтобы самостоятельно всю ее достроить, либо просто нам не верить.
Выражать мысли нужно кратко и лаконично.
В современном мире время самый ценный ресурс. Проявляйте уважение к собеседнику - экономьте его время.
Если мы готовим речь, она должна занимать 3-5 минут. Если мы готовим письмо, текст должен помещаться на 1 лист А4. Более длинный текст могут не начать читать совсем, либо воспринять не весь. Уже к середине человек начнет терять концентрацию.
P.S. Написали? Еще раз проверьте (в тексте в целом, в каждом абзаце, в каждом предложении, в каждой фразе):
- Цель: Зачем это написано? К какому действию мы побуждаем?
- Понятность: Какую информацию хотим донести? Легко ли она воспринимается (понял ли бы такое сообщение 5-летний ребенок)?
- Логичность: Обоснованы ли утверждения, приведены ли доказательства? Вызывает ли текст доверие?
- Форма подачи: С каким эмоциональным окрасом написан текст? Приятно ли будет собеседнику это читать? Делаем ли мы собеседника “сильнее”, возвышаем его или принижаем?
- Краткость: Можно ли то же самое написать короче?
Если вам нужно подготовиться к сложным переговорам, важной презентации, вы можете обратиться ко мне за помощью.